QUY ĐỊNH HOÀN TIỀN (KHÓA HỌC DÀI HẠN)

Cập nhật ngày 29 tháng 01 năm 2026

Quy định này được áp dụng đối với tất cả những người có nguyện vọng nhập học hoặc đang theo học các khóa dài hạn tại Học viện.

1. Trường hợp không được cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)

Trong trường hợp sinh viên không được cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE), phí xét tuyển sẽ không được hoàn trả.

2. Trường hợp COE đã được cấp nhưng bị từ chối cấp thị thực (visa)

Sau khi COE được cấp, nếu bị từ chối cấp thị thực (visa) bởi Cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật Bản ở nước ngoài, nhà trường sẽ hoàn trả phí giảng dạy, phí cơ sở vật chất, phí giáo trình và phí bảo hiểm, với điều kiện sinh viên xuất trình được giấy tờ chứng minh việc bị từ chối visa. Còn lại, phí xét tuyển và tiền nhập học sẽ không được hoàn trả.

3. Trường hợp từ chối nhập học sau khi đã được cấp visa nhưng chưa nhập cảnh vào Nhật Bản

Ngay cả sau khi đã được cấp visa, nếu sinh viên nộp đơn xin từ chối nhập học bằng văn bản trước thời hạn do nhà trường quy định, thì phí giảng dạy, phí cơ sở vật chất, phí giáo trình và phí bảo hiểm sẽ được hoàn trả. Còn lại, phí xét tuyển và tiền nhập học sẽ không được hoàn trả.

Thời hạn nộp đơn xin từ chối nhập học là ngày cuối cùng của tháng liền kề trước tháng nhập học, cụ thể như sau:

• Khóa tháng 4: đến hết ngày 31/3
• Khóa tháng 7: đến hết ngày 30/6
• Khóa tháng 10: đến hết ngày 30/9
• Khóa tháng 1: đến hết ngày 31/12

4. Trường hợp thôi học sau khi đã nhập cảnh vào Nhật Bản

Trong trường hợp sinh viên xin thôi học sau khi đã nhập cảnh Nhật Bản, về nguyên tắc sẽ không được hoàn tiền.

Tuy nhiên, đối với những trường hợp bất khả kháng như bệnh tật, tai nạn buộc phải về nước, đồng thời đã hoàn tất việc đóng đủ học phí cho 1 năm, nếu đơn xin thôi học được nộp trước thời hạn quy định, nhà trường có thể xem xét hoàn trả số tiền tương ứng với 6 tháng phí giảng dạy của kỳ chưa học, sau khi khấu trừ phí xử lý thủ tục hoàn tiền (60000 yên). Trong trường hợp cần thiết, nhà trường có thể yêu cầu nộp các giấy tờ chứng minh liên quan.

Thời hạn nộp đơn thôi học được xét hoàn tiền như sau:

• Khóa tháng 4: đến hết ngày 30/9 của năm nhập học
• Khóa tháng 7: đến hết ngày 31/12 của năm nhập học
• Khóa tháng 10: đến hết ngày 31/3 của năm kế tiếp năm nhập học
• Khóa tháng 1: đến hết ngày 30/6 của năm nhập học

Lưu ý:

• Trường hợp đóng học phí theo hình thức trả góp (ví dụ đóng nửa năm một lần) không thuộc đối tượng được hoàn tiền.
• Nếu thời gian học từ ngày bắt đầu khóa học đến ngày thôi học vượt quá 6 tháng, sẽ không được hoàn tiền.
• Phí xét tuyển, tiền nhập học, phí cơ sở vật chất, phí giáo trình và phí bảo hiểm sẽ không được hoàn trả.
• Trường hợp thôi học do xin việc làm tại Nhật Bản, chuyển tiếp học lên bậc cao hơn, hoặc chuyển đổi tư cách lưu trú, không được xem là lý do bất khả kháng, do đó không thuộc đối tượng hoàn tiền.

5. Trường hợp bị kỷ luật buộc thôi học hoặc bị xóa tên khỏi danh sách sinh viên

Trường hợp sinh viên bị buộc thôi học hoặc bị xóa tên khỏi danh sách sinh viên, do vi phạm pháp luật hoặc vi phạm nội quy nhà trường, sẽ không hoàn trả bất kỳ khoản tiền nào.

6. Phương thức và thời điểm hoàn tiền

Việc hoàn tiền, về nguyên tắc, sẽ được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng vào cuối tháng kế tiếp sau khi nhà trường nhận được yêu cầu hoàn tiền từ sinh viên.

Đối với trường hợp thôi học sau khi đã sang Nhật, khoản tiền hoàn sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng do sinh viên chỉ định vào cuối tháng kế tiếp, sau khi nhà trường xác nhận thẻ lưu trú của sinh viên đã được xử lý mất hiệu lực.

7. Quy định khác

Những vấn đề không được quy định trong văn bản này sẽ được thực hiện theo nội quy trường học và các quy định liên quan khác do nhà trường ban hành.